Диагностический аудит СМК
Что такое диагностический аудит системы менеджмента?
Аудит системы менеджмента качества (СМК) - это независимая проверка системы менеджмента качества предприятия (СМК) на соответствие требованиям стандартов ISO и ГОСТ. Проведение внутренних аудитов СМК позволяет объективно оценить эффективность процессов, выявить сильные стороны и определить направления для улучшения.
Диагностический аудит необходим компаниям, которые:
-
готовятся к сертификации СМК;
-
проводят внутренние аудиты СМК по требованиям стандарта;
-
хотят повысить эффективность бизнес-процессов и снизить риски.
Внутренний диагностический аудит является важным этапом оценки состояния системы менеджмента и уровня качества в компании. Такой аудит позволяет выявить слабые места в управлении, проанализировать ключевые процессы и определить, насколько текущая система соответствует установленным требованиям стандартов. Наши аудиторы проводят комплексное обследование, ориентированное на реальные результаты и практическую пользу для организации.
В ходе внутренней проверки оцениваются управленческие и производственные процессы, анализируются фактические действия персонала и особенности поведения сотрудников в рабочих ситуациях. Это позволяет выявить скрытые несоответствия, влияющие на стабильность качества и эффективность менеджмента. Полученные результаты используются для дальнейшей оптимизации системы и повышения зрелости СМК.
Цель диагностического аудита исключительно позитивна: понять уровень функционирования Системы менеджмента на предприятии, оценить ключевые процессы, выявить типовые несоответствия и дать компании рекомендации по его улучшению и дальнейшей разработке. Аудит не ставит перед собой цель указать специалистам отдела качества или технологам на их профессиональные недоработки. Наоборот, аудит позволяет поднять значимость систем менеджмента в компании и доказать ценность труда специалистов, а результаты аудита позволяют увереннее требовать ресурсы для улучшений (часто, инфраструктурных, не зависящих напрямую от отдела качества).
Цели проведения аудита СМК предприятия
|
Цель |
Что дает компании |
|
Проверка соответствия СМК стандартам ISO и ГОСТ Р |
Подтверждение выполнения обязательных требований и готовность к внешнему аудиту |
|
Оценка готовности к сертификации и аудиту |
Снижение рисков отказа при сертификации, упрощение прохождения инспекционных проверок |
|
Анализ эффективности процессов и выявление узких мест |
Оптимизация бизнес-процессов, повышение производительности и качества продукции/услуг |
|
Повышение прозрачности и управляемости системы качества |
Возможность обоснованно требовать ресурсы на улучшения, включая инфраструктурные |
|
Подтверждение компетентности персонала и значимости отдела качества |
Повышение статуса специалистов внутри компании и доверия со стороны руководства и заказчиков |
В чём-то аудитор сродни доктору, который обследует больного…
Области аудита обширны – можно проверить:
- Весь бизнес (холдинговая структура с несколькими компаниями)
- Отдельные филиалы
- Отдельные подразделения («отдел обслуживания»)
- Отдельные процессы («логистика»)
Критерии проверки на соответствие также различны:
- Стандарты ИСО
- Технические Регламенты Таможенного Союза (ТР ТС)
- Требования торговых сетей в виде чек-листа с требованиями (например, FSSC или BRC )
- Требования военных ГОСТов (например, ГОСТ РВ)
- Требования к поставщикам Газпрома (СТО Газпром), Роснефти, Росатома и др...
Результаты аудита СМК
По итогам проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества предприятие получает:
- Выявленные несоответствия и проблемы — аудиторы фиксируют все отклонения, анализируют поведения персонала и влияние этих факторов на стабильность качества, с обязательной ссылкой на конкретные параграфы нормативных документов. Это даёт прозрачность и аргументированность замечаний.
- Подтверждение сильных сторон системы — отмечаются те области, где процессы СМК соответствуют требованиям стандартов и работают эффективно. Это помогает руководству видеть не только недочёты, но и правильные решения, которые стоит тиражировать.
- Итоговый отчёт с рекомендациями экспертов — в документе фиксируются все выявленные несоответствия и одновременно предлагаются конкретные рекомендации по их устранению. Такой отчёт становится практическим инструментом для совершенствования системы менеджмента качества и подготовки к сертификации.
По итогам диагностики формируется подробный отчет, в котором отражаются все выявленные несоответствия, рекомендации по корректирующим действиям и направления для разработки улучшений. Такой отчет помогает организации выстроить приоритеты развития и привести процессы в полное соответствие действующим требованиям. Документ также служит основой для подготовки к внешнему аудит и сертификации СМК.
Наши аудиторы работают с учетом специфики данной отрасли и масштаба организации, обеспечивая объективную оценку текущей системы. Регулярный внутренний аудит и анализ результатов позволяют не только устранять несоответствия, но и выстраивать устойчивую систему менеджмента, ориентированную на постоянное улучшение качества и соблюдение всех требований стандартов.
Если нет ресурсов для устранения всех проблем сразу
Что предприятию делать дальше, если у него нет ресурсов устранить все проблемы сразу? Может быть, и аудит проводить не стоит, раз возможности провести корректирующие действия нет?
Совсем нет. Главное — стремление к развитию и постепенное движение вперёд.
-
Планомерные шаги. Если невозможно устранить все несоответствия сразу, составляется календарный график улучшений. Например: сегодня вы решаете одну задачу, через два месяца — следующую. Даже маленькие шаги дают результат.
-
Приоритеты. Важно начать с наиболее критичных процессов, влияющих на безопасность, качество продукции или удовлетворенность заказчиков.
-
Частичный аудит. Необязательно проверять сразу всю компанию. Можно начать с одного подразделения, филиала или конкретного процесса, а затем постепенно расширять охват.
Таким образом, проведение внутреннего аудита СМК полезен даже в условиях ограниченных ресурсов. Он помогает выстроить план действий и двигаться к улучшениям шаг за шагом, сохраняя контроль над системой качества.
Зачем и в каких случаях уместно проводить аудит?
Аудит вашего бизнеса проводится:
- Перед началом разработки системы менеджмента, для составления плана работ
- Перед прохождением сертификации по системам менеджмента (такой аудит ещё называют предсертификационным), для гарантированного получения сертификата (как известно, орган по сертификации имеет право отказать в сертификации без возврата денежных средств)
- Как часть целевой программы по улучшению бизнеса, даже если перед бизнесом не стоит цель создать или улучшить существующую систему менеджмента
- По запросу ваших контрагентов (например, больших корпораций, которые отвечают перед потребителем за свой бренд)
Аудит поставщиков, контрагентов и сторонних компаний проводится:
- Для определения их надежности и качества поставляемой продукции услуг (например, аудитор может проверить, действительно ли у поставщика есть система выходного контроля качества)
- Как проверка выданных контрагентам сертификатов соответствия стандартам ИСО (ISO 9001, ISO 22000 и т.д.)
- При покупке компаний или заключении с ними глубоких партнёрских отношений, для оценки рисков
В чём ценность аудита?
- Рекомендации экспертов по устранению несоответствий, в том числе «ноу хау» по стандартам. Например, у пищевого предприятия всего один вход, куда ввозится сырьё, и откуда вывозится готовая продукция. Это проблема - стандарт пищевой безопасности требует отсутствия пересечения "чистых" и "грязных" маршрутов. Руководство знало об этом, но ведь прорубать новый вход в несущей бетонной стене запретительно дорого. Наши эксперты порекомендовали неочевидное решение: ввозить сырьё утром, проводить уборку днём, и вечером отгружать готовую продукцию, тем самым ликвидировав пересечение без строительных работ.
- Независимый, объективный взгляд аудитора со стороны. Находясь внутри предприятия, взгляд замыливается и очевидные проблемы становятся не видны, либо им не уделяется должный приоритет. Например, на одной из проверок хлебозавода мы заметили, что в жаркий летний день сотрудники цеха открывают нараспашку окна. Это несоответствие требованиям безопасности пищевой продукции, т.к. в открытые окна могут залететь и в последствие попасть в готовые продукты насекомые, птицы, да и просто тополиный пух. На окно всего-то надо было поставить сеточку, но сотрудники этого почему-то не замечали.
- Систематический подход. Выбранная для аудита область исследуются всесторонне, пункт за пунктом.
- Документированный результат. Можно видеть и обсуждать проблемы, но без их записи трудно назначить ответственных и разработать план действий.
Программа внутреннего аудита. Как проводится аудит?
Полноценный внутренний аудит системы менеджмента качества (СМК) всегда проводится по заранее утвержденной программе и состоит из последовательных шагов:
1. Определение целей аудита.
На этом этапе уточняется, что именно хочет проверить организация: готовность к сертификации, эффективность отдельных процессов или соответствие требованиям ISO и ГОСТ.
2. Анализ документации.
Аудитор изучает документы, регламенты и записи, подтверждающие работу системы качества. Этот этап часто проводится дистанционно, до выезда на предприятие.
3. Разработка программы внутреннего аудита.
Составляется график, выбираются аудиторы, определяется перечень процессов и подразделений для проверки.
4. Согласование с клиентом.
Обсуждаются сроки проведения, назначаются ответственные сотрудники со стороны предприятия, утверждается состав аудиторской группы.
5. Проведение аудита на месте.
Аудиторы работают непосредственно на предприятии: проводят интервью с персоналом, наблюдают за процессами, фиксируют несоответствия. Важно: этот этап невозможно провести дистанционно («по скайпу» или онлайн).
6. Подготовка отчёта.
По итогам проверки составляется официальный отчёт. В нём отражаются выявленные несоответствия (с обязательными ссылками на нормативные документы), фотографии проблемных зон, а также позитивные примеры правильной работы. Итоговый отчет отражает выявленные несоответствия, анализирует результаты, фиксирует корректирующие действия и рекомендации по развитию СМК.
7. Рекомендации и план корректирующих действий.
Вместе с отчетом предприятие получает список практических рекомендаций по устранению несоответствий и пошаговый план улучшений.
8. Повторный аудит (при необходимости).
По запросу клиента аудиторы могут вернуться на предприятие, чтобы убедиться, что все корректирующие действия действительно реализованы и система качества соответствует требованиям стандартов.
Обучение внутреннему аудиту системы менеджмента качества
Эффективность внутреннего аудита во многом зависит от компетентности специалистов, которые его проводят. Поэтому ключевой элемент программы — обучение внутреннему аудиту СМК.
Что даёт обучение:
-
Знание стандартов. Слушатели изучают требования ISO и ГОСТ Р и других нормативных документов, необходимых для внутренних аудитов.
-
Навыки планирования и проведения аудитов. Участники осваивают разработку программы аудита, подготовку чек-листов, методы интервьюирования персонала и анализа документации.
-
Умение выявлять несоответствия. Будущие аудиторы учатся находить слабые места в процессах и фиксировать их с доказательной базой.
-
Подготовка отчётов. Обучение включает практику по оформлению отчетов с рекомендациями и составлению планов корректирующих действий.
-
Практический опыт. Курс предусматривает разбор кейсов и моделирование реальных ситуаций аудита.
Кому подходит обучение:
-
специалистам отделов качества и руководителям подразделений;
-
сотрудникам, отвечающим за подготовку к сертификации ISO;
-
представителям компаний, которые хотят самостоятельно проводить регулярные внутренние аудиты системы менеджмента качества ISO и ГОСТ без привлечения внешних экспертов.
Наша компания «Альфа-Регистр» предоставляет обучение внутреннему аудиту СМК. Наши эксперты делятся практическим опытом, проводят очные и онлайн-занятия, помогают сформировать у сотрудников реальные навыки проведения проверок и подготовки отчётности. После прохождения обучения сотрудники получают не только теоретические знания, но и практические инструменты, необходимые для проведения внутренних аудитов СМК на предприятии.
