Диагностический аудит СМК

Что такое диагностический аудит системы менеджмента?

Аудит Системы Менеджмента – это процесс получения информации о бизнесе и проверке его состояния на соответствия определённым критериям.

Цель аудита исключительно позитивна: понять уровень функционирования Системы менеджмента на предприятии и дать компании рекомендации по его улучшению. Аудит не ставит перед собой цель указать специалистам отдела качества или технологам на их профессиональные недоработки. Наоборот, аудит позволяет поднять значимость систем менеджмента в компании и доказать ценность труда специалистов, а результаты аудита позволяют увереннее требовать ресурсы для улучшений (часто, инфраструктурных, не зависящих напрямую от отдела качества).

В чём-то аудитор сродни доктору, который обследует больного…

Области аудита обширны – можно проверить:

• Весь бизнес (холдинговая структура с несколькими компаниями)
• Отдельные филиалы
• Отдельные подразделения («отдел обслуживания»)
• Отдельные процессы («логистика»)

Критерии проверки на соответствие также различны:

• Стандарты ИСО
• Технические Регламенты Таможенного Союза (ТР ТС)
• Требования торговых сетей в виде чек-листа с требованиями (например, FSSC или BRC )
• Требования военных ГОСТов (например, ГОСТ РВ)
• Требования к поставщикам Газпрома (СТО Газпром), Роснефти, Росатома и др...

Результат аудита

По результатам проверки:

• Выявляются проблемы, несоответствия (со ссылкой на конкретный параграф нормативных документов)
• Отмечаются области, где процессы соответствуют стандартам (работают правильно)
• Предоставляется отчёт, где наряду с проблемами расписываются рекомендации экспертов по их устранению

Если нет ресурсов…

Что предприятию делать дальше, если у него нет ресурсов устранить все проблемы сразу? Может быть, и аудит проводить не стоит, раз возможности провести корректирующие действия нет?

Совсем нет. Главное – стремление и маленькие шажки! Нужно составить календарный график улучшений: если нельзя покрасить всю стену, покрасьте половину, а остальное запланируйте через 2 месяца.

Также, необязательно сразу проводить аудит всего бизнеса. Можно сначала разобраться с одним процессом, одним филиалом, и таким образом потихоньку обследовать весь бизнес. 

Зачем и в каких случаях уместно проводить аудит?

Аудит вашего бизнеса проводится:

• Перед началом разработки системы менеджмента, для составления плана работ
• Перед прохождением сертификации по системам менеджмента (такой аудит ещё называют предсертификационным), для гарантированного получения сертификата (как известно, орган по сертификации имеет право отказать в сертификации без возврата денежных средств)
• Как часть целевой программы по улучшению бизнеса, даже если перед бизнесом не стоит цель создать или улучшить существующую систему менеджмента
• По запросу ваших контрагентов (например, больших корпораций, которые отвечают перед потребителем за свой бренд)

Аудит поставщиков, контрагентов и сторонних компаний проводится:

• Для определения их надежности и качества поставляемой продукции услуг (например, аудитор может проверить, действительно ли у поставщика есть система выходного контроля качества)
• Как проверка выданных контрагентам сертификатов соответствия стандартам ИСО (ISO 9001, ISO 22000 и т.д.)
• При покупке компаний или заключении с ними глубоких партнёрских отношений, для оценки рисков

В чём ценность аудита?

• Рекомендации экспертов по устранению несоответствий, в том числе «ноу хау» по стандартам. Например, у пищевого предприятия всего один вход, куда ввозится сырьё, и откуда вывозится готовая продукция. Это проблема - стандарт пищевой безопасности требует отсутствия пересечения "чистых" и "грязных" маршрутов. Руководство знало об этом, но ведь прорубать новый вход в несущей бетонной стене запретительно дорого. Наши эксперты порекомендовали неочевидное решение: ввозить сырьё утром, проводить уборку днём, и вечером отгружать готовую продукцию, тем самым ликвидировав пересечение без строительных работ.

  

• Независимый, объективный взгляд со стороны. Находясь внутри предприятия, взгляд замыливается и очевидные проблемы становятся не видны, либо им не уделяется должный приоритет. Например, на одной из проверок хлебозавода мы заметили, что в жаркий летний день сотрудники цеха открывают нараспашку окна. Это несоответствие требованиям безопасности пищевой продукции, т.к. в открытые окна могут залететь и в последствие попасть в готовые продукты насекомые, птицы, да и просто тополиный пух. На окно всего-то надо было поставить сеточку, но сотрудники этого почему-то не замечали.

• Систематический подход. Выбранная для аудита область исследуются всесторонне, пункт за пунктом.
• Документированный результат. Можно видеть и обсуждать проблемы, но без их записи трудно назначить ответственных и разработать план действий.

Как проводится аудит?

Полноценный аудит состоит из следующих шагов:

• Уточняются цели аудита
• Проводится аудит документации (часто дистанционно)
• Составляется программа аудита, выбираются аудиторы
• С клиентом согласовываются: аудиторы, программа, сроки проведения и сопровождающий аудиторов персонал
• Проводится аудит на месте (этот этап провести дистанционно, «по скайпу» нельзя)
• Составляется отчет по результатам аудита (в том числе с фотографиями)
• По результатам отчёта, аудиторы дают рекомендации по устранению несоответствий и  помогают составить план корректирующих действий
• По желанию клиента, аудитор может приехать повторно, чтобы проверить, что все несоответствия были устранены