Диагностика систем управления организации. Часть 2

В начале этой статьи мы рассмотрели общие вопросы по организации диагностики состояния системы управления организацией и зачем она нужна. В продолжение этой проблемы, нужно раскрыть основные цели, виды, мероприятия по проведению диагностического аудита.

Основные цели диагностики

Главная цель диагностики – это выявить доступные возможности и пути улучшения работы компании или же предприятия. Именно поэтому диагностика ставит такие цели:

1. Найти возможность максимально сократить постоянные и переменные затраты;
2. Найти возможность повышения уровня прибыли компании;
3. Найти пути повышения уровня производительности;
4. Найти слабые места, которые тормозят развитие компании;
5. Обнаружить причины, которые порождают проблемы в компании;
6. Разработать специальные предложения для всех сфер, которые помогут реализовать как краткосрочные, так и долгосрочные планы;

Однако это еще далеко не все. Прежде чем приступить к работе, необходимо решить для себя, какой именно состав допускать до проведения работ по диагностике. В данном случае возможны всего три варианта:

1. Внешний аудит. Осуществляется консультантами;
2. Внутренний аудит. Проводиться исключительно собственными силами (сотрудниками предприятия);
3. Комбинированный. Коллективная работа сотрудников предприятия и консультанта;

Каждый из вариантов обладает собственными положительными и негативными сторонами. Прежде чем отдать предпочтение любому из них, необходимо взвесить все «за» и «против» каждого варианта.

Как проводится диагностика

Если вкратце, то мероприятия, проводящиеся для аудита системы менеджмента, имеют следующую последовательность:

• Вначале собирается рабочая группа, определяются к какому моменту должны быть выполнены все работы. На этом этапе также утверждаются все нюансы, в том числе в какой форме будут подаваться отчеты. Составляется график последующих совещаний.
• Далее диагностирующая группа знакомиться с руководителями, проблемами, а также доступными предложениями, помогающими решить их. Самый лучший вариант, который позволит выполнить сразу все задачи, поставленные в этом пункте – это проведение ознакомительной экскурсии объектам, принадлежащим подразделению;
• После ознакомительной экскурсии необходимо составит планы выявленных слабых сторон, а также возможные пути их устранения.
• Запрашивается вторичная информация (другими словами, обработанная информация, которая подается в инструкций и т. п.)
• Если необходимая информация отсутствует, проводиться сбор первичной информации;
• Информация, полученная от работников, компании фиксируется, обрабатывается. Далее она просматривается на предмет неточностей и противоречий;
• Создается необходимый список уточнений, который понадобится для корректной оценки общего состояния предприятия. Теперь необходимо получить разрешение руководителя организации на дополнительные проверки и обследования;
• На следующем этапе проводиться диагностика каждого бизнес-процесса в ходе которой раскрывают его особенности, критические моменты, проблемы, а также предлагаются различные пути решения;
• Далее необходимо провести процедуру тестирования всей полученной ранее информации на предмет подтверждения или же неподтверждения скрытых затрат, непроизводственных потерь рабочего времени и т.п.
• На следующем этапе устанавливаются причинно-следственные связи и начинается поиск первоисточника проблемы;
• Обличаются проблемы «как они есть», с комментариями о причинах их возникновения, а также прогнозированием возможных последствий;
• Предлагается перечень мероприятий, которые помогут изменить систему управления, улучшив ее;
• Консультант предлагает руководителю целый список рекомендаций, которые помогут улучшить производительность, а также доход предприятия;
• Сотрудниками, проводящими аудит, формируется специальный отчет, в котором подытоживаются результаты проведенных работ;

Учитывая все перечисленные выше пункты, окончательным продуктом диагностирования предприятия является тот самый отчет, в котором описывается общее состояние компании, перечисляются все слабые места, причинно-следственные связи, а также предложения пути реального внедрения системы менеджмента и устранения слабых мест, выхода на новый уровень дохода.

Выводы

Соглашаться или не соглашаться на мероприятие по диагностике системы управления? Ответственность за принятие ответа на этот вопрос может взять на себя только руководитель или же исполняющий обязанности руководителя. Решение это должно быть хорошо взвешенным и обдуманным. Собственник должен принять его самостоятельно, без чьих либо подсказок. Согласие на данное мероприятие – это практически всегда правильный выбор, ведь качественный аудит поможет значительно быстрее, качественно и эффективно отыскивать и устранять слабые места в системе управления.

Не стоит забывать и о том, что диагностика способна значительно улучшить уровень продуктивности предприятия, а также подготовить организацию к вопросу проблем роста, сохраняя динамику развития.