Диагностика систем управления организации. Часть 1

Любая деятельность, направленная на улучшение системы управления должна начинаться с такого процесса, как диагностика. Важно не только выполнять, но также понимать основные причины и цели для которых проводиться диагностический аудит системы управления:

• Уникальность. Любая компания или же предприятие имеет собственный неповторимый спектр услуг, техники, средств и т. д;
• Налаженные процессы не вызывают вопросов. Начальники и руководители изо дня в день видят налаженный процесс, который является для них совершенно естественным и не вызывает никаких вопросов.
• Независимый взгляд незаинтересованного человека. Консультанты, проводящие аудит – это независимые эксперты, которые могут и умеют рационально оценивать ситуацию.
• Необходимая последовательность. Доверенные лица клиента могут обладать необходимыми знаниями по вопросу диагностики системы управления, но они могут не обладать достаточными полномочиями, чтобы воплотить в жизнь все мероприятия по аудиту.
• Многолетний опыт, целенаправленные знания. Консультанты, проводящие аудит, располагают, как собственными знаниями, способными помочь при выявлении слабых мест предприятия, так и многолетним опытом, который поможет решить сложные задачи.
• Динамичное развитие. Все, что делает консультант, изначально направлена на динамичное развитие компании и выведение ее на новый уровень дохода.

Конечно, каждая компания может самостоятельно заняться диагностикой системы управления и вносить различные новшества в работу, однако наем консультанта – это более рациональное решение.

Что получают клиент и консультант от процесса

Необходимо также уметь правильно оценить главную цель проведения работ по диагностике, причем не только для клиента, но также и для консультанта:

1. Клиенты. Иногда клиенты недоумевают, «Зачем проводить диагностику, если так всё ясно? Давайте не тратить время, и сразу внедрять новшества в систему». Большинство клиентов считают, что им совершенно незачем платить «человеку со стороны» за то, что он будет искать, перетряхивать документы и проанализировать проблемы, присутствующие на предприятии. Почему? Всё дело в том, что каждый руководитель абсолютно точно уверен в том, что знает все слабые места своей компании. Так ли это на самом деле? Далеко не всегда. Более чем в 65% случаев заказчик даже представить не может, где же скрываются настоящие проблемы.
2. Консультанты. Приступающий к работе консультант вначале предлагает провести инициативный аудит системы управления, отыскать слабые места, а также найти причины, влияющие на процесс потери времени или же финансов и т.п. Необходимо понимать, что консультант, хоть он и является профессионалом своего дела, не может начать процедуру реорганизации сразу же по своему приходу, ведь в каждой корпорации система управления может значительно отличаться.

Зачем же нужно такое мероприятие, как диагностика системы управления? Как именно провести аудит управленческой системы: своими силами, доверить работу консультанту, создать совместный проект, где две вышеперечисленные стороны будут заниматься реорганизацией компании? Какой промежуток нужен для достижения цели? Какие ресурсы необходимы для осуществления процесса диагностики? Эти и многие другие вопросы волнуют практически всех клиентов. Без понимания того, как работает диагностика невозможно дать точный вопрос на ответ «Нужна ли она?».

Зачем нужна диагностика

Есть множество симптомов, которые указывают то, что в компании нужно провести диагностику системы менеджмента. Вот лишь некоторые из них:

• Большинство работников не понимают, как именно оценивают их работу. Какие для этого используются критерии? Что им необходимо делать и выполнять, чтобы получить прибавку к зарплате?
• Предприятием фиксируются частые или же постоянные финансовые потери;
• На предприятии нет информационной системы (или она есть, но нужные отчеты часто делает на протяжении суток) из-за этого вовремя правильное решение попросту невозможно;
• Число нерешенных вопросов все время увеличивается;
• В компании из работников никто ни разу не проходил аттестацию, а если такая процедура и проводилась, то очень давно;
• Постоянно присутствует текучка кадров, которую нельзя объяснить иначе, как естественный отбор;
• В компании есть фиктивные должностные инструкции;
• Организационная структура совсем не сформирована или же сформирована, но совершенно непонятна большинству сотрудников;
• Компания работает без бумажных указаний. Сотрудники получают указания в устной форме, в виде смс и т.д;
• Компания развивается довольно быстро, но растраты вырастают значительно быстрее;

Список, который представлен выше не полный. Однако в нём отражается более 75 % проблем, чаще всего встречающихся в системе управления предприятием. Поиски решения перечисленных выше вопросов – это и есть главная задача диагностики системы управления.