Внешний аудит СМК

Внешний аудит СМК и порядок его проведения вызывают у руководителей массу вопросов. Рассказываем, стоит ли бояться проверок и каких последствий ждать при несоответствии системы менеджмента качества действующему стандарту?

Особенности и виды внешнего аудита

Внешний аудит представляет собой независимую оценку деятельности компании независимыми лицами. Проверка проводится периодически, с определенными временными интервалами.

Характеристика внешнего аудита

В процессе аудита специалисты могут не только проверить документы, но и провести опрос сотрудников, анкетирование, проверить рабочие процессы на местах. Часто внешний аудит используется малыми предприятиями, которые не обладают достаточным количеством ресурсов для поддержания внутреннего аудита СМК.

Виды внешнего аудита

В случаях, когда заказчиком выступает вторая сторона, аудит делится на:

• полный (подтверждает соответствие стандарту);
• частичный (в отношении одного направления деятельности предприятия);
• вспомогательный (проводится, когда на один контракт претендует несколько фирм);
• аудит соблюдения требований контракта.

Формы аудита, которые проводятся третьей стороной: первоначальный, обязательный (проводится ежегодно в обязательном порядке), инициативный (проводится добровольно по инициативе учредителей или руководителей предприятия), повторяющийся (проводится повторно тем же аудитором).

Когда проверку инициирует орган сертификации, аудит носит название сертификационный. СМК предприятия оценивается на соответствие требованиям стандарта и готовности получить сертификат.

Инспекционный аудит проводится органом сертификации, но в отношении тех организаций, которые ранее уже получили сертификат. Проверка проводится ежегодно и выступает подтверждением того, что деятельность предприятия все еще соответствует требованиям стандарта.

Кроме того, инспекционный контроль позволяет регулярно совершенствовать внедренную СМК, а также оперативно устранять любые отклонения от требований стандарта.

Принципы внешнего аудита

В соответствии с действующим стандартом, при проведении аудита СМК необходимо следовать приведенным ниже принципами:

• Честность. Проверяющие лица должны быть честными и избегать любого влияния со стороны заинтересованных лиц.
• Беспристрастность. Заключение должно быть точным, полным и непредвзятым.
• Профессионализм. Проверяющие должны обладать необходимыми знаниями и принимать только обдуманные решения.
• Конфиденциальность. Использование информации, полученной в ходе проверок, для получения личной выгоды не допускается. Аудиторы должны избегать утечки информации.
• Независимость. Проверяющая компания должна соблюдать объективность и сохранять беспристрастность.
• Воспроизводимость. Результаты аудита должны подвергаться проверке.
• Оценка рисков. Поиск возможных рисков позволяет предотвратить отклонения от целей проверки и получить достоверные результаты.

Этапы проведения внешнего аудита

Этап 1. Планирование. Прежде всего с компанией, которая проводит аудит, подписывается соглашение, а также уточняются все организационные моменты:

• способ передачи информации и перечень полномочий аудиторов;
• требования, которые предъявляются к данной организации – ИСО, технические регламенты, документированные СМК;
• имеющиеся ресурсы и используемые методы;
• планы и графики проводимых мероприятий;
• определение необходимости привлечения экспертов и наблюдателей.

Программу инспектирования определяет исполнитель, учитывая размеры и специфику организации, риски, которые могут повлиять на результат оценки. Например, в случае проверки производства структуру аудита выстраивают таким образом, чтобы следовать по технологической цепочке.

Сотрудников уведомляют о грядущей проверке, ее целях и порядке проведения заранее.

Этап 2. Открытие аудита. Важное отличие внешнего аудита от внутреннего – проведение собрания с представителями организации. Ведущий аудитор еще раз озвучивает цели аудита, порядок его проведения. Если проверку проводят несколько человек, то осуществляется краткое представление работы группы.

Проверяется, соблюдены ли условия, необходимые для проведения аудита. Например, наличие спецодежды, транспорта, сопровождающих.

Этап 3. Проверка. Сбор необходимых документов, их анализ и документирование. Ознакомление с документацией позволяет аудиторам понять, как функционирует предприятие, определить сценарий проверки, а при необходимости – наметить круг вопросов к ответственным сотрудникам. Также делается анализ заключений, составленных при проведении предшествующих проверок. При наличии несоответствий, выявленных в ходе прошлого аудита, проверяют, устранены ли замечания и причины, вызвавшие их.

Этап 3. Оформление результатов. Заключительный этап, который сводится к определению общего количества несоответствий, распределения несоответствий по категориям, возможности совершенствования СМК. Результаты проверки оформляются документально и передаются на ознакомление руководителю предприятия. Также на заключительном этапе определяется перечень действий, необходимых для устранения нарушений, сроки выполнения мероприятий.

После того, как все несоответствия будут устранены, а мероприятия признаны аудиторами эффективными, в протоколах несоответствия делается соответствующая пометка.

Преимущества сотрудничества с компанией «АЛЬФА РЕГИСТР»

Специалисты нашей компании занимают независимую позицию и не имеют прямых связей с заказчиком аудита, благодаря чему обеспечивается соблюдение таких принципов, как объективность и беспристрастность.

Основные виды несоответствий, которые помогают исправить наши аудиторы:

• СМК внедрена, но ряд целей не достигнут;
• диагностический аудит СМК организации был проведен неверно;
• не определены и не собраны данные для проведения анализа результативности деятельности предприятия;
• ряд документов требует уточнения, дополнения или актуализации;
• процедуры СМК проводятся без четкого планирования и не регистрируются должным образом.

Мы работаем строго в правовом поле. Перечень предоставляемых услуг, сроки, стоимость, гарантии и другие важные моменты фиксируются в договоре и остаются неизменными.

Несколько причин доверить проведение процедуры нашим специалистам:

• Опытные аудиторы, которые имеют все необходимые аттестаты, сертификаты и дипломы для осуществления данного вида деятельности.
• Выезд экспертов возможен в удобное для вас время.
• Предоставляем детальный отчет с указанием «проблемных мест» организации, а также способов их устранения.

Аудит – процесс двусторонний. Чем выше уровень взаимодействия между аудитором, руководителем и сотрудниками, тем больше преимуществ получит ваша компания.